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金蝶K/3在新華醫(yī)藥集團(tuán)信息化建設(shè)應(yīng)用案例

瀏覽次數(shù):3606發(fā)布時(shí)間:2008-1-17

  山東新華醫(yī)藥集團(tuán)有限公司(以下簡(jiǎn)稱“新華制藥”)是一家具有50多年歷史的國(guó)家一級(jí)企業(yè),公司生產(chǎn)10類170多個(gè)品種的藥物,年銷售額近30億元人民幣,出口創(chuàng)匯近5000萬(wàn)美元。
  作為國(guó)家三大基本藥物生產(chǎn)企業(yè)之一,其基礎(chǔ)管理有相當(dāng)高的水平。長(zhǎng)期以來(lái),公司決策層一直對(duì)企業(yè)信息化工作非常重視。九十年代初,公司開(kāi)始了信息化建設(shè)的步伐,引進(jìn)DEC小型機(jī)系統(tǒng)及ORACLE數(shù)據(jù)庫(kù),開(kāi)發(fā)了各部門(mén)的應(yīng)用系統(tǒng),對(duì)公司的發(fā)展起到了促進(jìn)作用,企業(yè)信息技術(shù)應(yīng)用水平一直處于地區(qū)和行業(yè)領(lǐng)先地位。
  一、高速的發(fā)展,隱藏著危機(jī)
  近年來(lái),隨著新華制藥業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展,特別是在香港和深圳上市后,企業(yè)外部經(jīng)營(yíng)環(huán)境發(fā)生了較大的變化,對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的及時(shí)性、迅速增長(zhǎng)的客戶管理、產(chǎn)品的分類管理、原材料的庫(kù)存管理精度、產(chǎn)品和材料的質(zhì)量跟蹤等方面都提出了更高的要求。從企業(yè)內(nèi)部管理來(lái)看,原有系統(tǒng)局限于各業(yè)務(wù)部門(mén),形成信息孤島,數(shù)據(jù)共享性差,數(shù)據(jù)重復(fù)維護(hù),系統(tǒng)效率低下,顯然不能滿足企業(yè)迅速發(fā)展的需要。
  這些看似表面卻很普遍的問(wèn)題都是由很多細(xì)節(jié)來(lái)支撐的。
  首先,隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展,新華的業(yè)務(wù)系統(tǒng)趨于復(fù)雜化,對(duì)于不同的產(chǎn)品系列或不同的銷售區(qū)域,其業(yè)務(wù)處理呈現(xiàn)出個(gè)性化的趨勢(shì),為適應(yīng)這些需要,新華成立了一系列子公司,處理不同的業(yè)務(wù)。這就要求具有不同業(yè)務(wù)處理功能的產(chǎn)品來(lái)適應(yīng)這些需求。
  其次,從制藥公司最重要的銷售業(yè)務(wù)來(lái)看,由于新華制藥業(yè)務(wù)范圍較廣,產(chǎn)品種類多(品種多達(dá)170多個(gè)),客戶數(shù)量大(國(guó)內(nèi)藥廠、經(jīng)銷商、醫(yī)院等,以及大批國(guó)外客戶),使得新華制藥有多個(gè)營(yíng)銷部門(mén)分別執(zhí)行相應(yīng)職能;不同營(yíng)銷部門(mén)的客戶資料重復(fù)、客戶采購(gòu)產(chǎn)品交叉,如何提高對(duì)客戶的反應(yīng)速度和客戶滿意度成為急需解決的問(wèn)題。
  第三,從物料管理的角度來(lái)看,要求有效控制藥品產(chǎn)成品和原料的有效期;能夠管理物料供應(yīng)商,建立統(tǒng)一、共享的供應(yīng)商信息資料庫(kù),對(duì)物料合格供應(yīng)商進(jìn)行有效控制;提高庫(kù)存物料查詢的及時(shí)性和準(zhǔn)確性,改變庫(kù)存信息的分散性和不完全性。
  第四,對(duì)制藥企業(yè)來(lái)講,“質(zhì)量是企業(yè)的生命”具有更深層次的含義。注重質(zhì)量是新華制藥能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中不斷發(fā)展壯大,并不斷開(kāi)拓國(guó)際市場(chǎng)的根本原因。公司擁有通過(guò)GMP認(rèn)證,符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的生產(chǎn)車間,嚴(yán)格按ISO9001標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)作的質(zhì)量管理體系,從而很自然的要求將化工原料、制劑原料、原料藥及制劑均納入統(tǒng)一管理的范疇,提高質(zhì)量控制效率。
  第五,實(shí)行全過(guò)程的批次批號(hào)及序列號(hào)跟蹤。對(duì)于醫(yī)藥行業(yè)至關(guān)重要的批次批號(hào)管理,傳統(tǒng)的手工跟蹤方式全面已經(jīng)很難勝任。如何實(shí)現(xiàn)自動(dòng)跟蹤、實(shí)時(shí)查詢(包括化工原料、制劑原料入庫(kù)、生產(chǎn)領(lǐng)料,原料藥、制劑的完工入庫(kù)、銷售出庫(kù)和銷售退回)等都成為亟待解決的問(wèn)題。
  第六,財(cái)務(wù)管理方面。其問(wèn)題表現(xiàn)在財(cái)務(wù)信息的滯后,即財(cái)務(wù)報(bào)表的及時(shí)性差,往往需較長(zhǎng)的時(shí)間財(cái)務(wù)報(bào)表才可使用。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理的重疊,大量數(shù)據(jù)在業(yè)務(wù)部門(mén)處理后,不能為財(cái)務(wù)部門(mén)所用,必須重復(fù)維護(hù),造成工作的重復(fù),而且錯(cuò)誤率高;其次是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)管理決策的支持不夠,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程及結(jié)果的綜合反映,對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策有很大的支持作用,但實(shí)際應(yīng)用效果不佳。
  二、迅速的決策,正確的選擇
  針對(duì)企業(yè)存在的這些問(wèn)題,新華制藥的決策者們也日益感覺(jué)到了來(lái)自內(nèi)部管理的壓力。公司決策層一再研究,決定加大對(duì)企業(yè)信息化的投入,增強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)管理中所起的作用,提升企業(yè)整體管理能力。對(duì)此,大家并沒(méi)有異議。但是在系統(tǒng)選型方面,決策層存在兩種不同的觀點(diǎn):一種認(rèn)為公司已經(jīng)在原有的自行開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)上投入了很大的人力物力,不應(yīng)該輕易舍棄;而另一種觀點(diǎn)認(rèn)為,企業(yè)自行開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)雖然符合企業(yè)的實(shí)際運(yùn)作情況,但隨著企業(yè)的發(fā)展,更新和維護(hù)這樣一套系統(tǒng)的成本越來(lái)越高,而這套系統(tǒng)本身的流程也不見(jiàn)得科學(xué)合理,往往是簡(jiǎn)單的把手工過(guò)程搬到電腦上,沒(méi)有實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的科學(xué)重組。
  市場(chǎng)不等人,再也不能這樣爭(zhēng)論下去了。新華制藥決策層最終確定了整個(gè)企業(yè)實(shí)施商品化的ERP系統(tǒng)。
  接下來(lái)最重要的工作就是軟件選型,國(guó)內(nèi)外多家著名的軟件廠商參加了競(jìng)標(biāo)。最終,經(jīng)過(guò)多輪的競(jìng)爭(zhēng),新華制藥選中了金蝶公司的“K/3系統(tǒng)”ERP軟件。用新華人的話說(shuō),他們之所以鐘情K/3系統(tǒng),是因?yàn)椋?BR>  相信金蝶公司的實(shí)力。企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng),不是一天兩天的事情,期間的投資也不小,最終成功與否,很大程度上在于軟件廠商的實(shí)施能力和軟件系統(tǒng)的可持續(xù)發(fā)展能力。人們很難相信一家十幾個(gè)人的小公司能夠給客戶提供ERP的實(shí)施服務(wù)。
  軟件系統(tǒng)的親和性和后續(xù)發(fā)展能力。如前所述,讓企業(yè)一下扔掉自己開(kāi)發(fā)的系統(tǒng),不光可惜、也有點(diǎn)不現(xiàn)實(shí)。所以,正在實(shí)施的ERP系統(tǒng)必須要有較好的親和性,  可以保證原有系統(tǒng)和現(xiàn)有系統(tǒng)的平滑過(guò)渡。后續(xù)發(fā)展能力更是毋庸置疑的,隨著企業(yè)的發(fā)展,軟件功能的增強(qiáng)是必然趨勢(shì)。而金蝶的K/3系統(tǒng)在國(guó)內(nèi)率先采用了三層結(jié)構(gòu)技術(shù)、大型數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、組件技術(shù),再加上遍布全國(guó)的十萬(wàn)客戶的管理實(shí)踐,無(wú)疑將K/3系統(tǒng)早就成中國(guó)一流的ERP軟件系統(tǒng)。
  三、初步的成功,更好的未來(lái)
  經(jīng)過(guò)一年的實(shí)施,新華制藥對(duì)K/3系統(tǒng)的應(yīng)用進(jìn)入持續(xù)提高的新階段。通過(guò)在系統(tǒng)的繼續(xù)運(yùn)行過(guò)程中,不斷優(yōu)化流程、加強(qiáng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)精度、擴(kuò)大系統(tǒng)應(yīng)用范圍,將系統(tǒng)應(yīng)用提高到新的水平,成為企業(yè)管理邁上新臺(tái)階的一個(gè)開(kāi)始。
  與此同時(shí),結(jié)合K/3系統(tǒng)的運(yùn)行狀況,新華又將目光投到了更遠(yuǎn)處,他們已開(kāi)始著手企業(yè)電子商務(wù)應(yīng)用。近年來(lái),新華業(yè)務(wù)的國(guó)際化程度不斷提高,2000年出口額更達(dá)近5000萬(wàn)美元。原材料的進(jìn)口如果通過(guò)網(wǎng)上采購(gòu)可大幅度降低成本,目前國(guó)外醫(yī)藥企業(yè)都大規(guī)模應(yīng)用電子商務(wù),通過(guò)INTERNET下達(dá)訂單,實(shí)施企業(yè)電子商務(wù)將大大擴(kuò)展企業(yè)的銷售市場(chǎng)。
  這一切都證明了新華制藥當(dāng)初選擇實(shí)施商品化的ERP系統(tǒng)是完全正確的,這在提高企業(yè)管理水平的同時(shí)又降低了管理費(fèi)用。
  成功的經(jīng)驗(yàn):
  1、堅(jiān)決杜絕不適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)使用方法ERP的正常運(yùn)行已經(jīng)為企業(yè)采集了不少的信息,當(dāng)人們?cè)谀硞(gè)部門(mén)需要數(shù)據(jù)的時(shí)候從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)直接提取就行了,這需要整個(gè)ERP系統(tǒng)各個(gè)模塊之間的信息要高度共享。而不象有人所誤解那樣:“計(jì)算機(jī)只能制表或出報(bào)告”。如果那樣的話,就成了新的信息技術(shù)輔助舊的信息統(tǒng)計(jì)工作了。
  2、K/3系統(tǒng)成為統(tǒng)計(jì)工作和信息管理的主要方式舊的管理統(tǒng)計(jì)工作主要做信息的采集、匯總、統(tǒng)計(jì)與傳遞,而這些工作都由ERP取代了,
  故新的職能定位或新的管理規(guī)則必須健全,才不至于使得手工統(tǒng)計(jì)工作占據(jù)企業(yè)信息管理的重要位置。
  3、新的業(yè)務(wù)流程漸成氣候
  K/3系統(tǒng)根據(jù)物流、資金流設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程的,而企業(yè)舊的業(yè)務(wù)流程往往是按專業(yè)部門(mén)設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程的,人們也往往習(xí)慣按專業(yè)職能處理信息。所以在信息化之初,就建立信息采集、信息共享方面的整體管理規(guī)則,才不至于使ERP系統(tǒng)長(zhǎng)期得不到切換。
  4、業(yè)務(wù)流程動(dòng)態(tài)重組取得成功
  隨著信息技術(shù)應(yīng)用的推進(jìn),或者需求的改變新的需求自然隨之產(chǎn)生,業(yè)務(wù)流程也將引起相應(yīng)的變化,ERP業(yè)務(wù)流程也應(yīng)做新的調(diào)整。此時(shí),金蝶并沒(méi)有因?yàn)閷?shí)施工作的結(jié)束而置之不理,而是不遺余力的幫助新華制藥,步入動(dòng)態(tài)重組的正軌。
  四、案例啟示
  最后不難體會(huì)到這個(gè)案例給我們的啟示:
  1、新華制藥本來(lái)的管理基礎(chǔ)就比較扎實(shí),這也是其實(shí)施企業(yè)管理系統(tǒng)成功的一個(gè)重要因素。而中國(guó)目前大多數(shù)企業(yè)的基礎(chǔ)管理都比較薄弱,這是一個(gè)不爭(zhēng)的實(shí)事。所以,可以這樣說(shuō):幾乎每個(gè)企業(yè)都需要一套“ERP”系統(tǒng),至于系統(tǒng)的規(guī)模大小、系統(tǒng)功能等特性則完全是由企業(yè)的實(shí)際情況所決定的。
  2、一定要記住一套軟件系統(tǒng)只是一個(gè)“軟件”,千萬(wàn)不要把它看成是醫(yī)治百病的良藥,真正醫(yī)治企業(yè)病痛的是軟件所帶來(lái)的管理思想,依此企業(yè)所進(jìn)行的業(yè)務(wù)重組而產(chǎn)生的效益。所以,軟件公司對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的實(shí)施能力以及后期對(duì)企業(yè)管理的指導(dǎo),就成為ERP系統(tǒng)成功與否的關(guān)鍵。這就是企業(yè)在選擇一個(gè)什么樣的“ERP”系統(tǒng)時(shí)的主要著眼點(diǎn)。
  3、根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)狀,選擇適合自己的系統(tǒng)。但是企業(yè)必定會(huì)不斷的向前發(fā)展的,所以也就要求軟件供應(yīng)商有能力提供各個(gè)層次的軟件系統(tǒng),來(lái)滿足不同企業(yè)或者時(shí)同一個(gè)企業(yè)的不同時(shí)期的需求。這就是一套ERP系統(tǒng),經(jīng)過(guò)企業(yè)的長(zhǎng)期運(yùn)作后,最終達(dá)到應(yīng)有效益的根本保證。