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淺談中小企業(yè)信息化整合之道

瀏覽次數(shù):4888發(fā)布時間:2007-10-15

 

  中小企業(yè)是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的重要力量,在創(chuàng)新產(chǎn)業(yè)發(fā)展中具有不可替代的重要作用,因此,搞好中小企業(yè)信息化是國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的一個重要的組成部分,也是提高中小企業(yè)競爭力的重要內(nèi)容。

  然而如今中小企業(yè)傳統(tǒng)、復(fù)雜、異構(gòu)的信息化環(huán)境卻讓CIO們感到十分棘手,舉步維艱。如今不少中小企業(yè)已上馬了三個以上軟件系統(tǒng),比如OA、ERP、CRM、HR、BI以及財務(wù)軟件,但這些軟件的數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)庫類別、操作系統(tǒng)、應(yīng)用系統(tǒng)等都不盡一樣,位置分散相互獨立,甚至一些中小企業(yè)在同一個系統(tǒng)下的財務(wù)、辦公、銷售、生產(chǎn)等系統(tǒng)也各自獨立。

  最關(guān)鍵的問題是這些異構(gòu)系統(tǒng)之間成為多個應(yīng)用和數(shù)據(jù)的孤島,難于共享數(shù)據(jù)和資源,相互之間不能互為數(shù)據(jù)備份,數(shù)據(jù)的完整性和可用性差,企業(yè)決策者無法集中看到所有關(guān)鍵數(shù)據(jù),難于及時掌控各種準(zhǔn)確有效數(shù)據(jù),因而大大提高了企業(yè)營運成本,減弱了企業(yè)市場快速響應(yīng)力,也大為降低中小企業(yè)綜合競爭力。一些中小企業(yè)老舊IT系統(tǒng)甚至"陷于不義",產(chǎn)生自相矛盾、過時錯誤的數(shù)據(jù)信息,使企業(yè)在錯誤時間錯誤地點做出了錯誤的決策,貽害不淺。

  因此面對日益繁復(fù)龐雜的IT系統(tǒng)中小企業(yè)如何來科學(xué)有效地統(tǒng)籌管理?如何將不同時期的不同新舊系統(tǒng)進行整合,簡化管理和操作流程,消除數(shù)據(jù)孤島、信息孤島,降低IT系統(tǒng)總體擁有成本,提高業(yè)務(wù)服務(wù)水平,發(fā)揮最大的效益,并創(chuàng)造優(yōu)異的靈活性來適應(yīng)未來的業(yè)務(wù)變化,是每個中小企業(yè)都必須解決的重要而迫切話題。

  首先以中小企業(yè)最常用的OA、ERP兩大軟件系統(tǒng)的運用及整合為話題,拋磚引玉,重點闡述IT系統(tǒng)兼容、整合的思想、方向。

  OA、 ERP作為目前中小企業(yè)管理兩大軟件,ERP涉及物流、生產(chǎn)、財務(wù)等企業(yè)數(shù)據(jù)的處理和分析,OA系統(tǒng)則用于無紙化辦公,是企業(yè)的工作審批和知識管理平臺。

  ERP在企業(yè)運用中包含分銷、制造、財務(wù)三大部分,涉及采購管理、倉庫管理、庫存控制、生產(chǎn)計劃、分銷計劃、車間控制、質(zhì)量管理、工資管理、人力資源等近三十個模塊;企業(yè)經(jīng)營管理也需要協(xié)同OA辦公系統(tǒng),OA主要涉及公文管理、會議管理、檔案管理、人事管理、客戶信息管理、電子郵件、電子公告以及論壇系統(tǒng)等模塊,對于企業(yè)的文件、檔案、資料、資產(chǎn)、用品等的管理也是必不可少的。所以 OA不能取代ERP,同樣道理ERP也不能取代OA。

  然而,在如今以"知識管理"為核心的全新智能管理系統(tǒng)日漸盛行,OA、ERP、CRM等系統(tǒng)陸續(xù)引入的同時,許多中小企業(yè)不能不面對這樣一個重大事實:這些系統(tǒng)大都自以為是、各自為政,常形成信息孤島,無法形成整合效應(yīng)來幫助企業(yè)進行更高效的管理決策,因此業(yè)界一直在努力探索: OA系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)是否存在著接口、集成問題,兩者如何充分融合協(xié)同,互為促進,以為用戶單位節(jié)省資源、發(fā)揮最大效用?

  比如,某個大集團下屬企業(yè)多,地域大,分布雜,它最大希望就是一個大ERP系統(tǒng)上能具有OA功能,而不需另外再買OA;而對一個中小企業(yè)而言,ERP投資巨大,建設(shè)周期長,它希望買一個好的OA系統(tǒng),OA系統(tǒng)也具有ERP部分功能,能滿足一些基本考勤、工資核算等數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計、匯總功能,而不必再買ERP。起碼,上了 ERP也上了OA,企業(yè)老總能通過OA的綜合查詢系統(tǒng)可以像閱讀EMAIL一樣方便地了解由ERP系統(tǒng)匯總轉(zhuǎn)換而來數(shù)據(jù)、報單吧?而不是各自為政互為割裂,無法調(diào)用。

  再者,在一個同時上馬了OA、ERP系統(tǒng)的中小企業(yè)里,在有關(guān)借款報銷的集成上,它很希望能先通過OA系統(tǒng)實現(xiàn)有關(guān)支付流程的審批,然后把審批金額寫入ERP的AP模塊,形成相關(guān)發(fā)票數(shù)據(jù),再進行支付操作;再如有關(guān)考勤信息的集成,企業(yè)也希望能通過OA實現(xiàn)員工請假申請審批流程,審批通過后直接把考勤信息寫入ERP中的HR模塊進行考勤統(tǒng)計、薪酬計算;還如員工績效考核的集成,企業(yè)也希望能通過OA系統(tǒng)進行員工考評文件的審批,審批后把結(jié)果寫入ERP中的人力資源績效考核模塊個人信息中進行細化。

  同樣,實現(xiàn)多種產(chǎn)品的整合集成、賦予產(chǎn)品更強的功能也是各種軟件技術(shù)發(fā)展的一個重要方向。在歐美,ERP的管理范圍有繼續(xù)擴大的趨勢,兼容并蓄企業(yè)本身的所有經(jīng)營業(yè)務(wù)、企業(yè)的辦公業(yè)務(wù)、企業(yè)之間的協(xié)同商務(wù)業(yè)務(wù)等。這樣,OA也融入ERP系統(tǒng)中,將企業(yè)管理人員在辦公室中完成的全部業(yè)務(wù)都納入到了其管理范圍內(nèi),實現(xiàn)對企業(yè)的大部分工作及相關(guān)內(nèi)外部環(huán)境的全面管理。

  據(jù)悉,這種"ERP+OA"的整合方式引起了包括微軟、IBM、SAP等許多國際軟件巨頭CIO的關(guān)注,并積極推進。

  因此,整合中小企業(yè)幾大常用管理軟件OA、ERP、CRM、HR等、使之為共同目標(biāo)運作的集成軟件已成了大勢所趨,未來企業(yè)管理系統(tǒng)將向綜合協(xié)同管理平臺大步前進,通過類似"門戶技術(shù)"對業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行緊密整合集成,使得系統(tǒng)界面統(tǒng)一、流程統(tǒng)一、賬戶統(tǒng)一、數(shù)據(jù)統(tǒng)一,使得OA、ERP等系統(tǒng)中的各種信息、數(shù)據(jù)能通過綜合門戶在管理支撐系統(tǒng)中有力展現(xiàn)出來,以提供決策支持、知識挖掘、商業(yè)智能等一體化服務(wù)。

  以上講的是中小軟件信息化整合、各種軟件兼容的思想和方向,但更主要的是如今中小企業(yè)已上線的幾大軟件實現(xiàn)兼容、信息化整合的方法、技術(shù)在哪?

  一位福建某制造企業(yè)的CIO在著手上馬新一期信息化的時候,遭遇了前所未有三個挑戰(zhàn):老板要求降低IT支出、早期上馬幾個的軟件系統(tǒng)需要進行復(fù)雜整合、新的業(yè)務(wù)類型開始出現(xiàn),這三個挑戰(zhàn)環(huán)環(huán)相扣但又互為制掣,讓他無從下手。

  事實上,這是大部分不同行業(yè)的CIO所經(jīng)常面臨的普遍問題。當(dāng)越來越多的企業(yè)用戶面對信息整合、多個系統(tǒng)無縫集成、系統(tǒng)開發(fā)成本過高等問題時,IBM、BEA、SUN等大廠商給出的方法是部署一個戰(zhàn)略性的技術(shù)架構(gòu)--SOA。在目前復(fù)雜的異構(gòu)IT環(huán)境中充滿著經(jīng)常性的不可預(yù)測的業(yè)務(wù)變更,SOA已成為國內(nèi)企業(yè)信息化整合的主要手段。然而在中國,中小企業(yè)用戶卻已越來越強調(diào)其行業(yè)特點和企業(yè)個性,越來越需要解決集成、拓展、業(yè)務(wù)和市場的適應(yīng)性--SOA其實并不能包治百病,有些水土不適。因為中小企業(yè)需要的綜合協(xié)同管理平臺是簡單功能、目標(biāo)明確、投資小、見效快的信息化解決方案,而不是系統(tǒng)的大而全。

  于是針對中小型行業(yè)企業(yè)在IT整合方面的問題,據(jù)悉,一些國內(nèi)外知名廠商展開了全面技術(shù)合作,在Java基礎(chǔ)上推出了面向業(yè)務(wù)的體系架構(gòu)BOA(Business Oriented Architecture),為中小行業(yè)企業(yè)的信息整合提出了解決方案--BOA。BOA,顧名思義,就是Business +SOA。簡單地講,可理解為在SOA技術(shù)的基礎(chǔ)之上融入行業(yè)經(jīng)驗,利用傳統(tǒng)技術(shù)和SOA技術(shù)來實現(xiàn)對業(yè)務(wù)系統(tǒng)通用構(gòu)件的對接、部署,使得SOA與行業(yè)個性化應(yīng)用得以融合。相比SOA ,BOA架構(gòu)整合了大量的本土企業(yè)用戶的應(yīng)用經(jīng)驗,使得軟件的開發(fā)、部署更加貼近國內(nèi)中小企業(yè)的應(yīng)用,能更好地滿足中國日益膨脹的"行業(yè)支撐平臺"的需求。

  除SOA、BOA之外,還有幾種企業(yè)應(yīng)用軟件的整合方式,包括基本的點對點解決方案、企業(yè)應(yīng)用集成(Enterprise Application Integration, 或EAI)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和ESB。

  然而要保障多種IT系統(tǒng)的兼容互通、成功整合,中小企業(yè)還必須要建立強有力的執(zhí)行政策,避免執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)時出現(xiàn)經(jīng)常性或不必要的偏移。如果有不可避免的例外情況發(fā)生,在可行的情況下,政策應(yīng)該確保應(yīng)用軟件的轉(zhuǎn)變支持整個架構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化,而不是各行其政各行其是,讓企業(yè)各種軟件系統(tǒng)充分融合,不是茍合,不能搞成"四不象",變成"1+1<2",這不是業(yè)界所愿。

  當(dāng)今,IT整合已經(jīng)成了中小企業(yè)適應(yīng)競爭、應(yīng)對挑戰(zhàn)的一種戰(zhàn)略,一種招數(shù),一種資源的互補,一種力量的凝聚!