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中小型組織選擇和使用數(shù)據(jù)庫(kù)的建議

瀏覽次數(shù):4854發(fā)布時(shí)間:2007-10-15

 

  如果有人需要你提供這樣一個(gè)數(shù)據(jù)——在新加入組織的志愿者中有多少能夠在年內(nèi)進(jìn)行義務(wù)服務(wù),你需要多長(zhǎng)時(shí)間來(lái)回答這個(gè)問(wèn)題呢?還有,在某個(gè)特定的國(guó)家里,你的組織擁有多少積極分子?或者對(duì)于河流組織來(lái)說(shuō),在最近五年里世界上哪些地區(qū)的水質(zhì)提高得最快呢?

  數(shù)據(jù)庫(kù)就可以幫助你的組織提升回答這些問(wèn)題的能力。在今天,毋庸質(zhì)疑,數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)于中小型組織來(lái)說(shuō),能夠起到不可估量的作用,因?yàn)閿?shù)據(jù)庫(kù)是幫助組織集中力量于關(guān)鍵且緊要事務(wù)的一個(gè)非常重要的工具。

  數(shù)據(jù)庫(kù)可以使你能夠管理成千上萬(wàn)的人和計(jì)劃的數(shù)據(jù);通過(guò)創(chuàng)建人員列表來(lái)進(jìn)行工作聯(lián)絡(luò),簡(jiǎn)單而直接;數(shù)據(jù)庫(kù)還可以使得報(bào)告變得更簡(jiǎn)單,不用煩瑣地核對(duì)電子表格和聯(lián)系人,僅僅按下一個(gè)按鈕就能生成報(bào)告。

  當(dāng)然,伴隨著數(shù)據(jù)庫(kù)強(qiáng)大的功能也帶來(lái)了復(fù)雜性,所以在選擇和使用數(shù)據(jù)庫(kù)軟件時(shí)有很多要考慮的因素。為了幫您更好地駕馭這個(gè)過(guò)程,我們與很多中小型組織交流并了解了它們面臨的問(wèn)題和存在的優(yōu)勢(shì),以及它們對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的疑問(wèn)。

  明確什么是最重要的

  在你打算要使用數(shù)據(jù)庫(kù)并考慮要選擇哪個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)是最適合自己的之前,首先,要想想對(duì)于自己的組織來(lái)說(shuō),什么是最重要的,這非常重要。

  了解使用者是誰(shuí) 首先,組織中的數(shù)據(jù)庫(kù)不應(yīng)該只是屬于技術(shù)人員,很多人都需要使用這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)——比如說(shuō),任何人都有可能使用這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)查詢某個(gè)會(huì)員的電話號(hào)碼,或者其他的聯(lián)系方式。

  考慮你要做的任務(wù)和你要追蹤的數(shù)據(jù) 新的系統(tǒng)要支持現(xiàn)有的什么任務(wù)?相比原來(lái)力不從心的系統(tǒng),新的系統(tǒng)需要改進(jìn)的是什么?最終想要做的是什么?這些都是必須要明確的。

  從你希望的結(jié)果開始 制作一個(gè)包括所有你想從系統(tǒng)中得出的報(bào)告、名單以及其他資料的列表。明確你需要的是什么信息,你想要的系統(tǒng)是通過(guò)什么方式來(lái)過(guò)濾數(shù)據(jù)的。

  從可能性的考慮中獲得幫助 了解與你相同的組織的動(dòng)向,或者他們?cè)诠矓?shù)據(jù)庫(kù)軟件中都提供了什么信息,這些可以幫助你明確自己需要的是什么;另一個(gè)方面,慎重考慮那些看似很漂亮的功能——不要被那些僅僅好看而不實(shí)用的功能所迷惑。

  安排需求的主次 確定你的需求中哪些是緊要的,哪些是僅僅為了美觀而需要的。如果你想一次就尋找到支持所有功能的系統(tǒng),很可能結(jié)果是給自己帶來(lái)了一個(gè)十分復(fù)雜的系統(tǒng)。

  以上的計(jì)劃可以為挑選一個(gè)好的數(shù)據(jù)庫(kù)打下很好的基礎(chǔ),而且,一旦你拿到了想要的數(shù)據(jù)庫(kù)以后,會(huì)因?yàn)槟阒暗挠?jì)劃而有一個(gè)很高的使用效率。在這一階段,對(duì)計(jì)劃多一點(diǎn)思考和多一些與自己實(shí)際要求的吻合是很重要的,因?yàn)檫@會(huì)在很大程度上影響你最后拿到的是一個(gè)很好的技術(shù)工具,還是一個(gè)昂貴的失誤。

  選擇最適合自己的

  在明確了自己的需要是什么以后,你還需要去了解都有什么可供選擇的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件包。

  了解你的選擇權(quán) 不要從一開始就決定僅僅對(duì)你所熟悉的數(shù)據(jù)庫(kù)感興趣,想想還有什么其他的可供選擇,參考多一些的數(shù)據(jù)庫(kù)介紹。市場(chǎng)是很大的,一些你不熟知的軟件必然有它存在的理由,而這沒(méi)準(zhǔn)就是你所需要的。

  選擇自己建立數(shù)據(jù)庫(kù)要謹(jǐn)慎 看似嚴(yán)格按照自己的需要在Access或者FileMaker Pro建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)就可以了,但是當(dāng)你有特殊需要的時(shí)候,某些問(wèn)題就會(huì)凸現(xiàn)出來(lái)。問(wèn)問(wèn)你自己,你的組織是否有能力制作一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件,你有設(shè)計(jì)、建立和測(cè)試數(shù)據(jù)庫(kù)的資源嗎?能夠維護(hù)和更新你的數(shù)據(jù)庫(kù)嗎?如果建立數(shù)據(jù)庫(kù)的人突然離開了該怎么辦?這些都是需要考慮的。

  整合,但不要過(guò)分增加 要盡量努力使自己的數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)量變少,你的組織中所有人的聯(lián)系信息都應(yīng)該存放在一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中。如果你發(fā)現(xiàn)需要添加一個(gè)另外的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)時(shí),想想如何整合這些數(shù)據(jù),將它們放到原有的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中。

  把價(jià)格作為一個(gè)標(biāo)準(zhǔn) 一個(gè)免費(fèi)或者十分便宜但是卻不能滿足你需求的數(shù)據(jù)庫(kù)是毫無(wú)用處的。事實(shí)上,如果選擇這樣的數(shù)據(jù)庫(kù),那么你花在使其正常運(yùn)轉(zhuǎn)的成本很可能要大于適合你的數(shù)據(jù)庫(kù)的成本,即使這樣的數(shù)據(jù)庫(kù)會(huì)多花錢來(lái)購(gòu)買。所謂物有所值,一定要選擇滿足自己需求的數(shù)據(jù)庫(kù),錢不會(huì)白花的。

  不要以為越大越好 更多的特性和更多的功能幾乎必然會(huì)使得你的員工們更困難地掌握操作的技術(shù)。最好尋找那些滿足你的核心需求,而沒(méi)有一大堆其他附加特性的數(shù)據(jù)庫(kù)。

  你可能會(huì)在全面查看了每個(gè)可能的解決方案后找出最適合自己的數(shù)據(jù)庫(kù)。當(dāng)然,如果你在之前定義了你的需求,當(dāng)那個(gè)完全滿足你的需求并且能夠有效地工作的數(shù)據(jù)庫(kù)出現(xiàn)的時(shí)候,你一定不會(huì)放過(guò)的,要打有準(zhǔn)備之仗。

  更好地使用數(shù)據(jù)庫(kù)

  選擇好數(shù)據(jù)庫(kù),只是第一步,因?yàn)檫\(yùn)行數(shù)據(jù)庫(kù)是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程。

  不要低估啟動(dòng)過(guò)程 數(shù)據(jù)庫(kù)投入使用是個(gè)耗時(shí)間的過(guò)程。你需要遷移你所有的數(shù)據(jù)——不論是從現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫(kù)還是電子表格、Outlook,或者其他資源——到新的數(shù)據(jù)庫(kù),之后還要對(duì)你的員工進(jìn)行培訓(xùn)。記住,這個(gè)過(guò)程會(huì)很艱難。

  定義數(shù)據(jù)輸入規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn) 保證任何人都能看得懂如何輸入數(shù)據(jù)!胺N類”、“編號(hào)”都是些什么意思?地址是要用大寫還是小寫?如果數(shù)據(jù)的輸入格式不一致,會(huì)帶來(lái)噩夢(mèng)般的結(jié)果,那樣你根本無(wú)法得到名單或者報(bào)告;如何制定目錄和信息編碼等,這些問(wèn)題會(huì)在很大程度上影響你的使用。

  安排數(shù)據(jù)庫(kù)管理人員 需要有人監(jiān)督數(shù)據(jù)庫(kù)以及輸入的數(shù)據(jù),用以保證數(shù)據(jù)庫(kù)正常的運(yùn)行,并對(duì)其進(jìn)行檢修,必須確定究竟是誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)這件事。

  其實(shí),花一點(diǎn)點(diǎn)時(shí)間來(lái)培訓(xùn)、制定標(biāo)準(zhǔn)和維護(hù)等,這會(huì)使得一切運(yùn)轉(zhuǎn)變得更順利,避免將來(lái)發(fā)生令人頭疼的事。

  雖然數(shù)據(jù)庫(kù)能夠給組織帶來(lái)巨大的效益,可是選擇好的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件并使其正常運(yùn)轉(zhuǎn)看起來(lái)是很難的一件事。想想你需要什么,看看其他類似的組織都在做些什么,仔細(xì)選擇解決方案,認(rèn)真監(jiān)督你的現(xiàn)行系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和程序。根據(jù)上面的建議,可以使得中小型組織輕松地識(shí)別組織中的每個(gè)人、快速地生成報(bào)告、提高你的計(jì)劃能力和關(guān)系水平,與此同時(shí),最重要的是更好地完成任務(wù)。